RealBase GmbH

RealBase GmbH sitzt an der Stettbachstrasse 6 in Dübendorf, an der Grenze zwischen Zürich und dem Glattal. Auf der Website trennt die Firma ihre Immobiliendienstleistungen sauber in vier Bereiche: Bewirtschaftung, Stockwerkeigentum, Erstvermietung und Verkauf. Das ist mehr als reine Menüführung. Es zeigt, dass RealBase die Verwaltung von Mietliegenschaften, die Verwaltung von Stockwerkeigentum, die Erstvermietung neu erstellter Objekte und den Verkauf von Liegenschaften als unterschiedliche Mandate versteht, die unterschiedliche Fähigkeiten verlangen. Wer eine Stockwerkeigentümergemeinschaft sucht, landet deshalb direkt auf einer eigenen Unterseite, die sich ausschliesslich diesem einen Thema widmet.

Dort beschreibt RealBase sein STWEG-Mandat nicht als eine einzige Dienstleistung, sondern als drei getrennte Aufgabenfelder: administrative, technische und finanzielle Bewirtschaftung. Für eine Eigentümergemeinschaft, die abschätzen will, was ein Verwalter tatsächlich tut, ist diese Aufschlüsselung der eigentliche Wert der Seite, mehr noch als die einleitenden Sätze darüber.

Unter administrativer Bewirtschaftung fasst RealBase die Aufgaben zusammen, die eine Eigentümerversammlung überhaupt erst funktionsfähig machen: die Organisation und Durchführung der Stockwerkeigentümerversammlung, das Führen des Beschlussprotokolls, das Ausführen der gefassten Beschlüsse, die Erstellung des Budgets, die Betreuung sämtlicher Service- und Versicherungsverträge sowie die Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Mietern, Nachbarn und Behörden. Das deckt den ganzen Zyklus einer STWEG-Versammlung ab, von der Einladung über das Protokoll bis zur Umsetzung dessen, was die Eigentümer beschlossen haben, und es macht den Verwalter zur einzigen Anlaufstelle nach aussen, wenn sich ein Nachbar beschwert oder eine Behörde eine Auskunft verlangt.

Zwei der sechs Punkte in diesem Feld verdienen einen zweiten Blick, weil sie oft in einen Topf geworfen werden. Das Führen des Beschlussprotokolls und das Ausführen der Beschlüsse klingen wie ein Vorgang, sind bei RealBase aber getrennt aufgeführt: Ein Protokoll hält fest, was eine Versammlung entschieden hat, während die Ausführung dafür sorgt, dass ein Handwerker tatsächlich beauftragt oder ein Vertrag tatsächlich gekündigt wird. Eine Verwaltung, die nur protokolliert, produziert Papier ohne Wirkung. Ebenso benennt RealBase die Vertretung gegenüber Mietern, Nachbarn und Behörden als eigenen Punkt: Einzelne Stockwerkeigentümer können eine Gemeinschaft rechtlich nicht für sich allein vertreten, weshalb diese Rolle bei der Verwaltung liegen muss, sobald es um Reklamationen von Nachbarn oder Auflagen einer Gemeinde geht.

Die technische Seite befasst sich mit dem Gebäude selbst statt mit dem Gremium der Eigentümer: Vertragsmanagement für Servicearbeiten, die Prüfung des Zustands der Liegenschaft, die Sicherstellung und Abwicklung notwendiger Reparaturen, Renovationen und Anschaffungen, die Führung und Kontrolle der Hauswartung sowie die mittel- und langfristige Unterhalts- und Renovationsplanung. Diese Planung ist der Teil, der eine STWEG-Verwaltung von einer reinen Buchhaltungsdienstleistung unterscheidet. Wer den Zustand eines Flachdachs oder einer Heizungsanlage über die Jahre verfolgt, kann eine Sanierung einplanen, statt sie als Notfall zu erleben. Auch hier trennt die Liste zwei Rollen, die auf den ersten Blick gleich aussehen: die Führung und Kontrolle der Hauswartung einerseits, die Kontrolle der Hauswart- und Handwerkerarbeiten andererseits. Die erste betrifft die laufende Betreuung des Hauswarts als Person oder Firma, die zweite die stichprobenartige Prüfung dessen, was am Gebäude tatsächlich ausgeführt wurde, egal ob durch den Hauswart selbst oder einen beigezogenen Handwerksbetrieb.

Finanziell übernimmt RealBase die jährliche Abrechnung, die Verwaltung des Fondsvermögens der Gemeinschaft, die Liegenschaftsbuchhaltung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Inkasso der Akontobeiträge sowie die Aufbereitung von Kennzahlen für Budget- und Rechnungskontrolle. Das Fondsvermögen ist in der Praxis der Erneuerungsfonds jeder Gemeinschaft, aus dem grössere Sanierungen bezahlt werden, und dass RealBase dessen Verwaltung ausdrücklich als eigenen Posten nennt statt sie in einem allgemeinen Buchhaltungssatz zu verstecken, passt zur übrigen Aufschlüsselung der Seite. Auch die Buchhaltung selbst ist zweigeteilt: Die Kreditorenbuchhaltung regelt, was die Gemeinschaft externen Lieferanten und Handwerkern schuldet, während die Debitorenbuchhaltung und das separat aufgeführte Inkasso der Akontobeiträge die Gegenrichtung abdecken, also das Eintreiben dessen, was die einzelnen Stockwerkeigentümer der Gemeinschaft schulden. Dass RealBase das Inkasso der Akontobeiträge eigens aufführt statt es stillschweigend unter der Debitorenbuchhaltung zu subsumieren, macht sichtbar, dass der regelmässige Einzug der Vorauszahlungen als eigener Arbeitsschritt behandelt wird und nicht als blosser Unterpunkt der allgemeinen Buchhaltung.

Auf der Startseite formuliert RealBase seinen Anspruch so, dass die Verwaltung sowohl die gemeinschaftlichen als auch die individuellen Interessen der Eigentümerinnen und Eigentümer vertreten soll, und dass sie alle Aufgaben übernimmt, die mit der Verwaltung des Stockwerkeigentums verbunden sind. Das liest sich zunächst wie die übliche Vollständigkeitsformel jeder Verwalterseite, doch die drei Aufgabenfelder darunter lösen das Versprechen ein, weil sie konkret benennen, wo die gemeinschaftliche Seite (Versammlung, Beschlüsse, Fonds) endet und wo die individuelle Seite (Vertretung gegenüber Dritten, technische Kontrolle) beginnt.

Was die Website nicht sagt

Was fehlt, ist ebenso aufschlussreich wie das, was dort steht. RealBase nennt weder ein Gründungsjahr noch eine Teamgrösse, und die Stockwerkeigentum-Seite verzichtet auf jede Preisangabe: keine Grundgebühr pro Einheit, keine Staffelung nach Anzahl Stockwerkeigentümer, keinen Stundenansatz. Wer die Konditionen wissen will, erfährt sie erst im persönlichen Gespräch, per Telefon unter +41 44 500 99 03 oder per E-Mail an info@realbase.ch.

Wichtig ist auch die Abgrenzung zu den anderen drei Menüpunkten der Website. Bewirtschaftung, als eigener Reiter neben Stockwerkeigentum geführt, betrifft die laufende Verwaltung vermieteter Liegenschaften und ist damit ein anderes Mandat als die Betreuung einer Eigentümergemeinschaft: Eine STWEG-Verwaltung vertritt eine Gemeinschaft von Miteigentümern gegenüber sich selbst und gegenüber Dritten, während die Bewirtschaftung einer Mietliegenschaft eine einzelne Eigentümerschaft gegenüber ihren Mietparteien vertritt. Erstvermietung wiederum meint das Vermieten neu erstellter oder frisch renovierter Einheiten an ihre ersten Mieter, ein einmaliges Vermittlungsmandat statt einer laufenden Verwaltung. Und Verkauf ist die Vermittlung eines Eigentumsübergangs, RealBase tritt hier als Maklerin auf, nicht als Verwalterin. Die Startseite fasst diese Breite selbst in einem Satz zusammen: "Egal ob Kauf, Verkauf oder Verwaltung – bei RealBase dreht sich alles um Ihre Bedürfnisse." Wer RealBase für sein Stockwerkeigentum mandatiert, bucht gezielt eines von vier getrennt beschriebenen Mandaten, kein diffuses Rundum-Paket.

Für kleinere bis mittlere Eigentümergemeinschaften im Raum Dübendorf, Glattal und Zürich, die eine Verwalterin suchen, die administrative, technische und finanzielle Aufgaben klar trennt statt sie unter einem einzigen Sammelbegriff zu verkaufen, ist das eine nachvollziehbare Ausgangslage für ein Erstgespräch. Wer bereits eine grosse, mehrköpfige Verwaltung mit eigener technischer Abteilung sucht, findet auf der Website keinen Hinweis auf Teamgrösse oder Spezialisierung nach Fachbereich, was bei einer sehr grossen oder komplexen Liegenschaft ein Punkt sein kann, den man im Erstgespräch klären sollte.

Unterm Strich liefert RealBase mit seiner Stockwerkeigentum-Seite eine klarere Aufgabenbeschreibung als Verwalterseiten, die sich mit einem Satz über umfassende Betreuung begnügen. Wer wissen will, wofür ein Verwalterhonorar tatsächlich bezahlt wird, findet hier eine nachvollziehbare Antwort in drei Teilen, auch wenn die Zahl dahinter erst im Gespräch mit dem Dübendorfer Büro folgt.